11 Dicas para reduzir as despesas da escola

Planejar o orçamento anual da escola é uma tarefa desafiante. Instituições de ensino têm inúmeros custos operacionais e, às vezes, é necessário realizar alguns cortes ou modificar a forma de trabalho ou de pensamento, porém sem amenizar a qualidade do serviço prestado.

É comum ao se pensar na redução de custos, na demissão de funcionário, corte de serviços, ou produtos, mas nem sempre é a melhor solução ou a ideal.

Por vezes, pequenos investimentos podem colaborar para grande redução de custos, ou até mesmo uma mudança de cultura. Ou seja,  o principal objetivo é tornar a escola não só eficaz, mas eficiente. Uma gestão escolar eficiente deve trabalhar em várias frentes, mas sem nunca perder o foco no aluno.

Sendo assim vamos expor algumas dicas:

• 1.Gastos com energia elétrica

No planejamento de gestão escolar, é imprescindível a gestão eficaz da energia elétrica, sendo assim algumas medidas podem ser tomadas:

• Substitua as lâmpadas por lâmpadas de LED;
• Faça campanhas internas para que os colaboradores e estudantes apaguem as luzes quando elas não estiverem sendo utilizadas;
• Opte por atividades com os alunos ao ar livre;
• Pensando em investimento, você pode incluir a instalação de painéis solares.
• Quanto ao uso de  ar-condicionado nas salas, é altamente recomendável que portas e janelas sejam adequadas, que possuam boa vedação, e que as janelas que sejam duplas, ou seja, que possuam uma área de isolamento eficaz (vácuo).
• Outra forma seria uso de cartão de acionamento para o ar-condicionado, a fim de evitar o uso indevido do mesmo.
• Nos banheiros pode-se colocar sensores de presença, evitando assim gastos  com luzes acessas o dia inteiro sem necessidade

• 2.Telefone e internet

Certamente a sua escola tem um gasto com ligações telefônicas e internet, não é?

Atualmente não é mais usado a telefonia fixa, e já é possível adquirir pacotes de internet e telefone móvel, a um custo promocional, além disto muitas vezes uma internet de maior capacidade é possível de ser adquirida por uma diferença bem pequena.

Então agora você deve estar perguntando como isso pode me reduzir custos, você pode trocar seu telefone fixo, por um móvel, que lhe dará uma maior flexibilidade de uso, e concorrentemente adquirir um pacote internet +telefone móvel, além disto caso tenha um laboratório de informática adquirindo uma internet de maior capacidade e com uma diferença pequena poderá compartilhar o uso da mesma com o laboratório e a escola.

Uma internet de maior capacidade torna possível outros usos como videoconferências. Sabemos que as escolas gostam da presença dos responsáveis na escola. Mas no mundo atual as pessoas estão cada vez menos propensas, atualmente até reuniões de condominios estão sendo feitas por videoconferências. Podemos deixar as festividades e reuniões individuais para isto !

• 3.Recursos físicos

Existe um custo bem alto inerente a parte documental da escola, sendo assim existe um custo bem alto com papel, toner, manutenção com impressora; para gerar boletins, boleto, avaliação infantil, demonstrativo de IR…

E como fazer para reduzir esses custos? Através de programas de gestão. O MaxxEscola é  um programa de gestão completo que pode te auxiliar totalmente neste aspecto, através do portal e do aplicativo a escola poderá disponibilizar aos alunos e responsáveis essas documentações sem custos adicionais, ficando disponíveis sem serem impressas.  

• 4.Economize o papel

Na ponta do lápis, as instituições de ensino consomem muito papel. Demais, mesmo! Ter muito papel não é sinônimo de organização, na maioria das vezes é sinônimo de burocracia.

Sabe aqueles informativos e comunicados que são encaminhados aos pais, alunos? Você pode aproveitar a internet e encaminhar tudo por e-mail ou enviar a informação via aplicativo escolar. É muito mais prático e você ainda economiza muito papel, além de ajudar o meio ambiente.

Outra solução também é fazer com que alguns deveres de casa possam ser encaminhados por e-mail ou posto no portal escolar. Ou ainda ser feito provas ou exercício de múltipla escolha em formato digital.

A redução da utilização de papel gera uma grande economia às finanças escolares. Além disso, representa um alívio à natureza, pelo menor consumo de celulose (árvores) e água. Basicamente são dois grandes insumos da produção de papel. Uma boa e sustentável forma de evitar gastos desnecessários na escola.

A forma mais eficaz é a informatização dos processos e da comunicação da escola. Os sistemas de gestão são incomparavelmente superiores aos processos manuais. O programa de gestão é  investimentos de baixíssimo custo que funcionam perfeitamente e geram uma grande redução de custos.

O sistema MaxxEscola tem uma gama de ferramentas

Portal e Aplicativo contendo:

•  Controle de Boletins;
•  Controle de Notas;
•  Controle de Documentos Solicitados;
•  Controle de Documentos Faltantes;
•  Controle de Ocorrências;
•  Controle de Frequências;
•  Boletos;
• Conteúdo Digital  (material de apoio);
• Avaliação Digital (provas on-line);
• Avaliação e Relatório (voltado a Educação Infantil);
• Tô Chegado (controle de chegada dos responsáveis para pegar o aluno);
• Renovação de Matricula on-line;
• Demonstrativo de IR on-line;

Além disso,  pode-se enviar e-mails ou mensagens com ou sem anexo, e-mails ou mensagens de cobrança de mensalidades em atraso, e-mails ou mensagens em decorrência de faltas, e e-mails para aniversariantes

• 5.Invista em madeira plástica no parquinho

Para as escolas que disponibilizam playground para as crianças, a madeira plástica é um utensílio que apresenta uma ótima resistência e sustentabilidade. Dentre suas vantagens, está o fato de que o material não absorve umidade e não solta farpas, sendo muito mais seguro para os alunos.

Além disso, ele exige pouca manutenção, o que proporciona maior economia para a escola. Também não é preciso se preocupar com pinturas, já que o material já vem na cor pretendida e não descasca.

• 6.Usar a água de forma inteligente

Poupar esse recurso auxilia o meio ambiente, além de gerar economia na conta de água. O que podemos fazer para sermos eficientes?

• Troque as válvulas das descargas por caixa acoplada, pois os resultados na economia virão no decorrer do tempo.
• Divulgação de material de conscientização aos alunos e funcionários também auxilia nessa etapa.
• É importante também   identificar todos os pontos em que possam estar ocorrendo vazamentos, reparando os encanamentos.
• Substituir as torneiras comuns por automáticas são boas opções para melhorar o financeiro da sua escola.

Economizar água é promover na prática a sustentabilidade e o cuidado com o meio ambiente na escola, levando à conscientização de alunos e colaboradores de que poupar esse recurso é cuidar da natureza e do planeta. A bem da verdade, publicar as boas práticas de gestão de uso consciente da energia, água e papel  são de boa praxe  para mostrar a consciência ambiental da escola.

• 7.Orçamentos e planejamentos

Procure ter uma visão bem ampla dos custos da sua escola. Se seus custos de mensalidade são feitos na base do “eu acho que devo cobrar x”  não é uma boa prática.

Faça um planejamento completo, orce:

• Valor pago aos professores que irão ministrar as aulas
• Cota do valor pago no aluguel
• Cota do valor pago com energia elétrica
• Contabilizar inadimplência
• Capacidade máxima de alunos por sala
• Fundo de emergência (aumento do aluguel, a manutenção de equipamentos ou a contratação de algum serviço terceirizado)
• Fundo de manutenção e melhorias

Este tipo de planejamento é bastante útil para saber quando realmente é válido montar uma turma ou não, pois desta forma terá certeza que não estará trocando “seis por meia dúzia” ou pior.

• 8.Uso da tecnologia

Em relação à tecnologia, ela é determinante para que o financeiro escolar fique organizado. Com o auxílio dela, você e sua equipe podem fazer uma análise de custos mais profunda, cruzando dados e informações dos últimos anos a fim de descobrir quais são os principais gastos e possibilidades de cortes.

A partir disso, o plano de gestão escolar servirá para traçar metas de redução. Por exemplo: reduzir X reais nas contas de água e luz nos próximos dois meses. A equipe poderá ajudar e muito nessa gestão, afinal, os colaboradores estão tão presentes na escola quanto você. Dessa maneira, a conscientização coletiva auxilia para que a economia e redução de custos faça parte da cultura da instituição. A análise periódica dos gastos também é importante para a economia, de preferência mensal.

O uso da tecnologia é fundamental, um software de gestão escolar facilita o trabalho, exigindo menos acompanhamento por outras pessoas e agilizando a rotina administrativa, deixando os profissionais com um tempo a mais para pensar na gestão e metodologia pedagógica,afinal de contas “tempo é dinheiro”

O sistema MaxxEscola permite que os professores lancem as notas, avaliação infantil, relatório infantil, faltas e diários diretamente no sistema via portal . Desta forma, sem replicação, será reduzido erros de  digitação e ocorrerá um “desafogar” para a secretaria.

Atualmente, os programas de gestão e aplicativos escolares têm sido “o pulo do gato” nos mais diversos estabelecimentos de ensino. Eles colaboram com a comunicação escola-cliente e possibilitam ações de marketing muito mais efetivas.

Nunca esqueça que a sua escola também é uma empresa e, como seu papel fundamental é educar, precisa estar alinhada com as novidades tecnológicas do mercado! Isto quer dizer que a utilização do aplicativo escolar pode ser muito útil para manter uma boa comunicação com a família dos alunos.

O programa de gestão escolar é determinante para que o financeiro escolar fique organizado. Com o auxílio dela, você e sua equipe podem fazer uma análise de custos mais profunda, cruzando dados e informações dos últimos anos a fim de descobrir quais são os principais gastos e possibilidades de cortes.

Com o Maxxescola, você poderá saber a taxa de inadimplência  turma por turma, mês a mês, bem como fazer uma previsão orçamentaria. Mas qual seria importância disto para a economia da escola? Não pagar multas e juros,  buscar o equilíbrio financeiro e previsão orçamentária  fazendo com que sejam reduzidos os custos.

• 9.Estratégia para as cobranças bancárias

Caso você tenha uma escola de pequeno porte e receba os valores no seu próprio ambiente de trabalho, é possível economizar bastante, já que, nesses casos, não há custos com títulos bancários. O único problema é a sua escola se tornar um atrativo para bandidos ou ainda sofrer o risco de desvio de valores. 

Caso utilize boletos, uma dica é emitir todos os serviços escolares em apenas um boleto, economizando as tarifas de registro e/ou baixa de diversos títulos.

Fique atento as taxas bancárias:

Os bancos os bancos as modifica sem aviso,

Os bancos normalmente cobram as taxas de manutenção dos boletos, após 30 dias  do vencimento e a cada 30 dias subsequentes são cobrados estas taxas, converse com seu gerente para que antes deste prazo seja feito a baixa, para que não fique pagando esta taxa indevidamente.

O MaxxEscola possui a cobrança digital, com ela o envio do arquivo Remessa e Retorno são automáticos, sendo assim o processo de geração de cobrança  e baixa dos pagamentos fica automatizado. Através desta cobrança digital instantaneamente  um email é “disparado” ao responsável financeiro com a cobrança.

• 10.Mantenha os funcionários engajados

Engajar as pessoas que trabalham na sua empresa é um excepcional modo de economizar. Para isso, é muito importante que os funcionários estejam satisfeitos no ambiente de trabalho, pois, toda vez que um novo colaborador entra para o quadro de funcionários, é normal que outras pessoas da equipe precisem parar mais vezes as atividades para explicar como tudo é feito, gerando atraso na produtividade e no serviço.Além disso, contratar novos colaboradores demanda treinamento e tempo, o que também implica em muitos gastos e atraso na produtividade e no serviço entregue, o que pode gerar insatisfação nos clientes.

Por isso, é importante manter a equipe engajada, lançando desafios que desenvolvam novas habilidades e que gerem evolução na qualificação profissional. Também é preciso considerar estratégias de reconhecimento das conquistas da equipe para mantê-la com brilho nos olhos, estimular e manter a criatividade e as contribuições do seu time para tornar sua escola mais competitiva.

O uso da tecnologia é fundamental, pois alguns softwares facilitam o trabalho, exigindo menos acompanhamento por outras pessoas e agilizam a rotina administrativa, deixando os profissionais com um tempo a mais para pensar na gestão e metodologia pedagógica.

Um funcionário do administrativo deve ter conhecimento básico do financeiro e vice-versa para que haja sempre continuidade do serviço.

Pode ser dado incentivos para que o funcionário se engaje, como:

• O funcionário que conseguir reverter um cancelamento de matrícula por mais de 90 dias recebe 10% da mensalidade.
• O funcionário que tiver idéias que reduzam custos na escola receberiam de 10% a 20% do valor da redução obtida por x meses.
• O funcionário que conseguir captar um aluno e este permanecer por pelo menos 3 meses pagante, receberiam de 10% a 20% do valor da mensalidade.

• 11.Controle a inadimplência

Em época de crescente crise no Brasil, muitas vezes um dos gastos que podem ser pagos com atraso pelas famílias é a mensalidade escolar. Isso ocorre também pelo fato de que o serviço prestado pela escola não pode ser suspenso, o que é assegurado por lei, e normalmente é aberta negociação na ocasião de rematrícula nesses casos.

É importante realizar a cobrança de maneira assertiva para reduzir os custos da escola.

Sendo assim, é interessante enviar o boleto por e-mail, fazer constantes notificações e ligações, o “incomodo” ajuda no desejo de quitar a dívida . Um registro do histórico de ligações também é considerável, para que todos tenham acessibilidade ao resumo do que foi dialogado e acordado entre as partes.

Se houver algum atraso, você pode programar uma mensagem pedindo que o responsável cheque o pagamento.

 O MaxxEscola  é uma ótima ferramenta para ter controle da inadimplência. Além de ter os relatórios de inadimplência, possui também a gestão do controle de contatos, sendo desta forma possível gerir dados sintéticos dos contatos realizados.

Em complemento o MaxxEscola gerencia acordos com geração automática do Termo de Confissão de Dívida.

No tocante aos bolsistas, uma dica é sempre disponibilizar bolsas condicionais, ou seja, o desconto só é válido para os pagamentos realizados até a data de vencimento,isso faz com que sua escola consiga a receita dos bolsistas quase sempre em dia, já que, no caso de quitações que estão atrasadas, o valor total do título deve ser liquidado. O MaxxEscola  é uma ótima ferramenta para gerenciar descontos condicionados a data de pagamento.

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O MaxxEscola é um sistema de gestão escolar que oferece diversos produtos e serviços para auxiliar no crescimento da sua escola. Fale conosco !

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